澳博体育app下载安装坚持 州会计办公室全州旅行政策 and the 佐治亚大学系统校董会旅游业务程序.  以下是旅费报销所需步骤的简要总结.  如欲了解更多详情或以下未涵盖的项目，请参阅上述两项政策.

报销旅费的5个步骤

1.  旅行授权
填写并提交 旅行授权表格 除非持有长期旅行许可.  预算审批人将转发给 travel@e6lm.com upon approval.  员工有责任确保旅行授权表在旅行前得到批准.

2.  选择运输方式

Travel via Car:

  • Fleet Vehicle:  员工应预定一辆大学车队，如果可以使用 VSU车队预约表格.  汽油费报销将通过 Fuel Card.
  • 个人车辆-里程发还:  个人车辆旅行的里程报销率将根据以下等级费率计算.  
一级费率-(目前) .67 cents/miles) 
汽车成本比较 表明私家车是最经济有效的出行方式. * Note- 请注意，在汽车成本比较中提供的链接将导致自付费用.  请参阅下面的租车程序以获取预订车辆的链接. 

二级费率-(目前) .21 cents/mile) 
汽车成本比较没有完成，或者当汽车成本比较表明租车是最具成本效益的旅行方式，但个人车辆被用于旅行.

如果员工离开和/或返回居住地，并且旅行不是在周末或假期发生，则在计算业务里程时必须扣除正常通勤里程.
里程计算

  • Rental Car:

租车旅行不需要比较汽车成本.

VSU将报销员工的租车费用和与租车相关的任何合理的汽油费用. 旅行者应该拒绝汽车租赁供应商提供的可选燃料. 租来的车在还车的时候，油量应该和取车的时候一样.

批准的汽车租赁尺寸是紧凑型，中型或全尺寸. 其他车辆尺寸需要与业务相关的理由.

州政府与企业和赫兹签订了全州范围内的强制性租赁合同. 员工应该只从这些供应商租用车辆，当使用租赁汽车是理想的旅行形式.

VSU有企业直接账单选项，以消除员工自付费用. 如果选择企业, 请联络财务服务部查询户口号码及帐单号码，以选择直接付款. 请使用以下连结预订您的车辆: http://www.enterprise.com/en/car - rental/locations/us/ga/valdosta - n -阿什利- rd - 5546.html

在美国大陆境内乘坐公务旅行的旅客.S. in any rented motor vehicle are covered by the State’s liability insurance policy; therefore, *责任保险 租车时是否应拒绝.

* *伤害/碰撞豁免 is provided for 仅限州内旅行 根据全州汽车租赁供应商合同(赫兹与企业). 如果在州外旅行, VSU强烈建议旅行者选择从汽车租赁机构获得额外费用的损坏/碰撞豁免. 损坏/碰撞豁免只适用于州外或国际汽车租赁.

*责任保险 -这将包括在发生事故时对第三方财产的损害和伤害. 只要是公务旅行，州政府就为雇员提供责任保险.

* *伤害/碰撞豁免 -这包括员工驾驶的租赁车辆的损害赔偿.


  • 乘飞机旅行
航班成本比较:员工应该获得最低的可用机票，并提供证明最低成本的文件.  打印一份您的航班搜索副本，作为您的航班成本文件.  一定要直接向航空公司订票.

只有经济舱机票可以报销.
出发航班和返程航班可领取一件行李的行李费.
机票费用可以在旅行日期之前报销.

 3.  Lodging:  

员工应询问政府提供的价格或会议住宿价格，并选择最具成本效益的方案.

Tax Exemptions:  A copy of the 乔治亚州本地酒店/汽车旅馆消费税豁免证明书  在乔治亚州因公出差旅行和住宿时，应该在办理入住手续时提供给酒店吗.  这个税不能报销给员工，如果收取.

这并不免除雇员的国家税收.  
如果酒店拒绝接受免税表格, 员工被要求从酒店经理那里获得一份书面声明, 在那个时候交税，然后在旅行费用单上报销. 
对于格鲁吉亚以外的旅行，旅行者将报销所有的住宿费用.

私人住宅:  国家旅行政策第3节.1 .禁止使用私人住宅, 因此，在线私人租赁服务，如Airbnb, 不允许VRBO和HomeAway. 
Parking:  旅行者应该选择自助停车. 如果使用代客泊车, 旅客只能获得自助停车的费用, 如果有自助停车的话.
杂项费用:  如住宿收据上已包括杂费, 员工正在寻求报销, 应说明费用的业务用途.                 (例如:互联网使用费)

 4.  餐补偿:  乔治亚州-每日膳食-所有地区

   Breakfast  

$13.00

   Lunch

$14.00

   Dinner

$23.00
格鲁吉亚以外的旅行:  Refer to the U.S. 总务管理局 (GSA)网站查询目前的每日费率
First & 最后旅行日期: 无论是州内旅行还是州外旅行，旅行者在旅行的第一天和最后一天只能获得全天每日津贴的75%.
Non-Overnight旅游: 7月1日生效, 2018, 由于美国国税局的应税补偿问题，美国政府在非过夜旅行期间不提供每日膳食.  
会议/会议提供的餐食每日津贴或膳食津贴必须根据提供给旅行者的任何膳食进行调整.  应提交会议或会议议程，以核实所要求的所有餐费报销. 关于在旅行的第一天和最后一天提供膳食时如何进入的说明.

 5.  填写费用报表

出差回来后，填写并提交报销单 PeopleSoft员工自助服务费用报销. 所有费用应按费用种类和费用日期分项列出.  使用附件功能在线附上所有收据和文件.  以电子方式提交报告以供批准.  费用报告应在旅行结束后六十(60)天内提交报销，否则将通过工资单报销并扣缴税款.  费用报告通常在收到电子批准的费用报告和所有必要的收据和文件后的5个工作日内处理.  如果您有任何问题或疑虑, 请致电付款办公室229-333-5708, or email travel@e6lm.com.  

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